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Von Excel zur Plattform: Warum Verwaltungen auf digitale Bewirtschaftung umsteigen


Symbolbild für den Umstieg von Excel auf eine digitale Plattform in der Immobilienbewirtschaftung mit Fokus auf Prozesse und Transparenz


Wie moderne Immobilienverwaltungen Zeit sparen, Fehler reduzieren und Transparenz schaffen

Excel hat die Immobilienverwaltung über Jahre begleitet. Listen für Mieter, Tabellen für Budgets, separate Files für Reparaturen, Fristen oder Leerstände – für viele Verwaltungen war Excel lange das zentrale Werkzeug im Alltag.

Doch mit steigender Komplexität, höheren Erwartungen von Eigentümern und wachsendem Arbeitsaufkommen stösst Excel zunehmend an seine Grenzen. Immer mehr Verwaltungen stellen sich deshalb die Frage:


Reicht Excel noch aus – oder braucht es eine digitale Plattform?


Dieser Artikel zeigt:


  • warum Excel lange funktioniert hat

  • wo die Grenzen heute liegen

  • was digitale Plattformen anders machen

  • und warum der Umstieg für viele Verwaltungen zum logischen nächsten Schritt wird



Warum Excel in der Immobilienverwaltung lange funktioniert hat


Excel ist flexibel, schnell verfügbar und vertraut.

Gerade für kleinere Bestände oder einfache Prozesse war es lange ausreichend.


Typische Einsatzbereiche:

  • Mieter- und Objektlisten

  • Budget- und Kostenübersichten

  • Leerstandstracking

  • Termin- und Fristenkontrollen

  • einfache Auswertungen


Für viele Verwaltungen war Excel ein günstiger und pragmatischer Einstieg in strukturierte Arbeit.



Wo Excel heute an seine Grenzen stösst

Mit wachsender Anzahl an Objekten, Mietern und Prozessen treten jedoch typische Probleme auf:


Keine zentrale Datenquelle

  • Mehrere Versionen derselben Datei

  • Unsicherheit, welche Liste aktuell ist

  • Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden


Hoher manueller Aufwand

  • Daten müssen mehrfach erfasst werden

  • Änderungen werden nicht automatisch übernommen

  • Fehler schleichen sich unbemerkt ein


Keine integrierte Kommunikation

  • Anfragen kommen per E-Mail, Telefon, WhatsApp

  • Informationen liegen verstreut

  • Nachvollziehbarkeit geht verloren


Fehlende Transparenz für Eigentümer

  • Informationen müssen manuell aufbereitet werden

  • Rückfragen kosten Zeit

  • Statusabfragen gehören zum Alltag


Excel verwaltet Daten – aber keine Prozesse.



Typische Symptome im Verwaltungsalltag

Viele Verwaltungen erkennen den Wendepunkt nicht an Excel selbst, sondern an den Auswirkungen im Alltag:

  • Tickets gehen unter

  • Aufgaben werden vergessen

  • Vertretungen sind schwierig

  • Eigentümer fragen nach Status & Transparenz

  • Wissen steckt in Köpfen statt im System

  • Einarbeitung neuer Mitarbeitender dauert lange


Spätestens dann wird klar: Das Problem ist nicht Excel – sondern die fehlende Prozessunterstützung.



Was digitale Plattformen grundlegend anders machen

Digitale Bewirtschaftungsplattformen denken Verwaltung nicht als Liste, sondern als zusammenhängenden Prozess.


Zentrale Daten & klare Strukturen

  • Alle Informationen an einem Ort

  • Einheitliche Datenbasis

  • Jeder weiss, was aktuell ist


Automatisierte Workflows

  • Aufgaben entstehen automatisch

  • Fristen werden überwacht

  • Prozesse laufen strukturiert ab


Integrierte Kommunikation

  • Anfragen werden als Tickets erfasst

  • Telefonanrufe werden dokumentiert

  • Kommunikation bleibt nachvollziehbar


Transparenz in Echtzeit

  • Eigentümer sehen Status & Dokumente

  • Weniger Rückfragen

  • Mehr Vertrauen


Digitale Plattformen ersetzen Excel nicht nur –sie heben Verwaltung auf ein neues Niveau.



Der Umstieg von Excel auf eine Plattform: Was Verwaltungen beachten sollten

Der Wechsel ist kein technisches Projekt, sondern ein organisatorischer Schritt.


✔ Prozesse zuerst denken

Nicht: „Wie übertragen wir unsere Excel-Tabellen?“

Sondern: „Wie sollen unsere Abläufe ideal funktionieren?“


✔ Mitarbeitende einbinden

Akzeptanz entsteht, wenn Mitarbeitende:

  • entlastet werden

  • klare Vorteile sehen

  • nicht zusätzlich administrieren müssen


✔ Schrittweise umstellen

Erfolgreiche Verwaltungen:

  • starten mit Kernprozessen

  • erweitern schrittweise

  • vermeiden parallele Systeme


✔ Plattform statt Tool wählen

Wichtig ist nicht ein weiteres Tool –sondern eine Plattform, die Prozesse verbindet.



 Warum viele Verwaltungen sich für eine Plattform wie Woonig entscheiden

Woonig wurde genau für diesen Übergang entwickelt: vom manuellen Arbeiten hin zu strukturierter, digitaler Bewirtschaftung.


Typische Entlastungen im Alltag:

  • automatische Ticket-Erstellung (auch aus Telefonanrufen)

  • Aufgabenautomatisierung bei Mieterwechseln

  • zentrale Dokumentenablage

  • digitale Vermarktung/ Erst- und Wiedervermietung

  • STWE-Versammlungen mit automatischer Quotenberechnung

  • Eigentümerportal mit Echtzeitstatus

  • Schweizer Hosting & DSG-Konformität


👉 Statt Excel-Listen entstehen klare, digitale Prozesse.



Fazit: Excel war der Anfang – Plattformen sind der nächste Schritt

Excel hat Immobilienverwaltungen lange gute Dienste geleistet. Doch die Anforderungen haben sich verändert:

  • mehr Komplexität

  • höhere Transparenzanforderungen

  • weniger Zeit

  • mehr Erwartung an Professionalität


Digitale Plattformen sind kein Luxus mehr, sondern eine notwendige Weiterentwicklung.


Der Umstieg von Excel zur Plattform bedeutet:

  • weniger manuelle Arbeit

  • weniger Fehler

  • mehr Überblick

  • zufriedenere Eigentümer

  • entlastete Mitarbeitende


Und genau darum entscheiden sich immer mehr Verwaltungen für diesen Schritt.

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