DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Version 1.4

Stand: 25.08.2023

Woonig AG

Müligässli 1  I  8598 Bottighofen   I   Schweiz 
 

 

 

Liebe Nutzerin, Lieber Nutzer,
der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Schutz der
von Ihnen zur Verfügung gestellten Inhalte ist WOONIG ein wichtiges Anliegen. Die Verarbeitung der
erhobenen Daten erfolgt gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen (in Deutschland

insbesondere denen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der
EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO); in der Schweiz nach dem Bundesgesetz über den
Datenschutz (DSG) und die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG) und anderen
gesetzlichen Bestimmungen, die für den elektronischen Geschäftsverkehr gelten.

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1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung
personenbezogener Daten durch uns auf.

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2. Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung ist:
Woonig AG, Müligässli 1, 8598 Bottighofen, Schweiz.
Kontakt: datenschutz@woonig.com

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3. Digitales Kunden-/Benutzerkonto

Die Woonig Plattform bietet für Anwender/Nutzer ein persönliches Anwender-/Benutzerkonto an.
Mit der Bestätigung des Anwender-/Benutzerkontos erklären sich betroffene Personen damit
einverstanden, dass wir ihre Personendaten innerhalb der Woonig Plattform verarbeiten (speichern,
aufbewahren und anwenden).
Ein persönliches Anwender-/Benutzerkonto kann jederzeit durch die betroffene Person gelöscht werden.
Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

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4. Anwendergruppen der WOONIG-Plattform

 

Anwender: Das Unternehmen und dessen Mitarbeiter, die die WOONIG Plattform verwenden und Ihre
Geschäftsprozesse zu verwalten. Beispiel: Immobilienverwaltung, Bewirtschafter.
Nutzer: Personen, die die WOONIG Software verwenden, um mit dem Unternehmen und dessen
Mitarbeitern zu kommunizieren und interagieren. Beispiel: Mieter, Stockwerkeigentümer.
Drittanwender: Das Unternehmen und dessen Mitarbeiter, die die WOONIG Software verwenden, um z.B.
Dienstleistungsaufträge zu erhalten, zu erledigen und zu rapportieren.
Beispiel: Dienstleister, Handwerker.

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5. Erhebung, Speicherung, Nutzung und Weiterleitung von personenbezogenen Daten über
die WOONIG-Plattform

Welche Daten werden erhoben, verarbeitet und genutzt?
Personenbezogene Daten werden durch den WOONIG-Plattform Anwender über Schnittstellen-Import oder
durch manuelle Eingabe erfasst. Die Daten gehören dem Anwender und stehen nur im jeweiligen
Anwender-Unternehmens-Account zur Verfügung.

Die von uns verarbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG.
Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender
Einverständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

Im Folgenden werden die Kategorien von personenbezogenen Daten, die erfasst, verarbeitet oder genutzt
werden aufgezählt:

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• Personenstammdaten: Vorname, Nachname, Wohn-/Korrespondenz-Adressen,

• Kontakt- und Kommunikationsdaten: E-Mail, Telefonnummer

• sowie Daten, die der Anwender sowie Nutzer selbst bei der Registrierung sowie Nutzung der
  Dienste mitteilt.

• Transaktionsdaten: Daten, die durch die Nutzung der Woonig Dienste durch den Anwender/Nutzererfasst werden, wie Tickets/Meldungen, Aufträge etc. .

• Inhaltsdaten: Daten, die der Nutzer bei der Anwendung der Dienste selbst und freiwilligeingibt/einstellt, beispielsweise Texte, Dokumente, Fotos usw.

• System-Nutzungsdaten: Daten, welche dazu dienen, Dienste zu gewährleisten, zu warten und zu verbessern. Daten über Ihr Endgerät (Betriebssystem, Hardware-Model, Browser), Protokolldate(IP-Adresse, Systemaktivität, Browsereigenschaften), Standortdaten (high-Level Standortdaten von Land, Region, Stadt). Genaue Daten über Standorte werden nicht erfasst. Cookies/Token, die vom Anwender/Nutzer genutzten Funktionen der Woonig Dienste, Informationen von Webanalysetools.

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Cookies sind Daten, die von unseren Systemen über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders
gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit
unserer Dienste zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der
Dienstnutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analysezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen
wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert,
der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte
Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.

Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option,
mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir
darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt
werden können.

Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt?
Personenbezogene Daten werden nur zweckbezogen verwendet. Die Daten werden ausschliesslich zur
Interaktion und Kommunikation innerhalb der Woonig-Dienste zwischen den Anwendern und den Nutzern sowie zur zweckbezogenen Beauftragung von Dienstleistern des Anwenders, für den diese
überlassen wurden bzw. für deren Nutzung und Weitergabe der Nutzer ihr Einverständnis erteilt haben
oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht.

Die Personenstammdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Transaktionsdaten, Inhaltsdaten,
System-Nutzungsdaten werden ausschliesslich genutzt, um die Nutzung der Dienste zu gewährleisten
und um soweit zulässig und erforderlich den Anwender/Nutzer kontaktieren zu können. Dabei verwendet
die Woonig AG die Anwender/Nutzer E-Mail-Adresse(n), um die Personen über Angelegenheiten Ihres
Kontos zu informieren und mit Neuigkeiten über Änderungen und Erweiterungen der Woonig Dienste
sowie Angebote zu informieren und/oder Benachrichtigungen der Plattform zustellen zu können, sofern
der Nutzer den Erhalt solcher Informationen nicht widersprochen hat.

Nutzungsdaten, die im Rahmen Ihrer Verwendung der Dienste gesammelt werden und die daraus
gewonnenen Erkenntnisse, wie die Nutzer die Plattform nutzen, werden verwendet, um Dienste und
Angebote bereitzustellen, zu warten, zu schützen und zu verbessern.

Woonig stellt die von den Anwendern/Nutzern erstellten Daten an den dafür vorgesehenen Stellen zur
Verfügung. Woonig schützt diese Daten technisch.

Hinweise Anwendergruppen
Soweit der Anwender personenbezogene Daten ohne vorherige Einwilligung des jeweils Betroffenen an
unsere Server übermittelt, verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag gemäss Art. 28 DSGVO.
Verantwortlicher im Hinblick auf diese eingegebenen Daten im Sinne der DSGVO bleibt in diesem Fall
allein der Anwender als Eigentümer.

Bei der Zusammenarbeit mit Drittanwendern bzgl. Personendaten handelt es sich um eine
unproblematische Arbeitsteilung und nicht um eine «Auftragsbearbeitung» von Personendaten im Sinne
von Art. 9 DSG.

Die Einhaltung des Datenschutzes durch Drittanwender wird durch die Woonig Nutzungsbedingungen &
Datenschutz für Dienstleister abgefangen.

Der Drittanwender verpflichtet sich im Rahmen des Vertragsverhältnisses zur Einhaltung der
Geheimhaltung. Er darf die ihm zugänglich gemachten Daten ohne ausdrückliche Zustimmung des
Auftraggebers (Immobilienverwaltung) weder preisgeben, weitergeben noch auf einem anderen System
speichern.

Von in diesem Zusammenhang gegenüber Woonig AG etwaig geltend gemachten Ansprüchen Betroffener
stellt der Anwender auf erstes Anfordern hin Woonig AG vollumfänglich frei. Die Freistellung umfasst
auch etwaige Kosten der Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung.

Automatisierte Einzelentscheide
Woonig wendet automatisierte Einzelentscheidungen für diverse Prozesse an, die unter die
Ausnahmeregelungen gem. DSG fallen. Alle automatisierten Einzelentscheidungen müssen durch eine
natürliche Person überprüft und können gegebenenfalls geändert werden.

Datenspeicherung und Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der Daten findet ausschliesslich in der Schweiz oder in einem Mitgliedsstaat des
Europäischen Wirtschaftraums (EWR) statt. Es stehen diverse Serverstandorte zur Verfügung, welche der
Anwender beim Vertragsabschluss resp. Registrierung durch die Länderzugehörigkeit selektieren kann.

Subunternehmer zur Datenspeicherung und Datenverarbeitung
Woonig AG ist ermächtigt, nach eigenem Ermessen Subunternehmer zu beauftragen, sofern dies nach
den anwendbaren Datenschutzgesetzen erlaubt ist oder Sie zugestimmt haben. Woonig AG wird
sicherstellen, dass die Subunternehmer vertraglich auf die Einhaltung der geltenden
datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet werden, insbesondere adäquate Massnahmen
technischer und organisatorischer Art zur Einhaltung der Datensicherheit und des Datenschutzes
verbindlich umsetzen.

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Unter welchen Bedingungen werden Ihre Daten weitergegeben oder in sonstiger Weise offengelegt?
Personenbezogene Daten können unter Umständen an Dritte weitergeleitet werden. Das können
beispielsweise verbundene Unternehmen, Partnerunternehmen oder Unterauftragnehmer sein, die
Dienste oder Funktionen im Auftrag des Anwenders oder im Auftrag von Woonig AG (oder im Auftrag eines
unserer verbundenen Unternehmen oder Partner) erbringen; z.B. Services im Zusammenhang mit der
Woonig-Plattform, mit unserer Website zusammenhängende Dienstleistungen, Kundendienstleistungen,
Unterstützung bei Marketingmassnahmen, Datenanalyse, Anwender-/Nutzer- und Supportanfragen, u.ä.
Diese Dritten erhalten nur die Daten, die notwendig sind um die gestellte zweckgebundene Aufgabe zu
erfüllen.

 

• Ferner können Daten unter den folgenden Bedingungen weitergegeben werden: Woonig AG hat Ihre ausdrückliche Genehmigung diese Inhalte freizugeben.

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Die Weitergabe ist erforderlich, um

• ​​mögliche Verstösse gegen Nutzungsbedingungen von Woonig AG zu ermitteln.

• gesetzeswidrige Handlungen, vermutlichen Betrug oder potenzielle Gefährdungen von Personen, Eigentum oder der Systeme, auf denen die Dienste von Woonig AG betrieben werden, zu untersuchen, zu verhindern oder Gegenmassnahmen zu ergreifen, um nicht unerhebliche Schäden von Woonig AG oder Dritten auszuschliessen.

• aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zum Schutz von Rechten, des Eigentums oder der persönlichen Sicherheit von Woonig, Nutzern der Dienste und weiteren Drittpersonen, sowie richterliche Anordnungen, Gerichtsbeschlüsse oder anderer Rechtsverfahren.

• wenn es in Verbindung mit dem Verkauf oder der Umstrukturierung von Woonig AG erforderlich und im Rahmen der geltenden Gesetzgebung zulässig ist oder Sie eingewilligt haben.

• es handelt sich um anonymisierte oder aggregierte Daten, die keinen Personenbezug mehr aufweisen, daher keinen Rückschluss mehr auf die Personen ermöglichen.

 

6. Datensicherheit

Woonig AG setzt alles daran, Woonig und die Nutzer seiner Dienste davor zu schützen, dass ohne
Autorisierung auf die von Woonig gespeicherten Daten zugegriffen wird, bzw. dass diese geändert,
weitergegeben oder zerstört werden.

Um dieses Ziel zu gewährleisten, setzt Woonig eine Vielzahl von technischen und organisatorischen
Massnahmen ein, so dass die Bearbeitung den Anforderungen der anwendbaren Datenschutzgesetze
(insbesondere Art. 28 DSGVO) entspricht und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen
gewährleistet.

Die Massnahmen stellen sicher, dass die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen
angemessen ist, und Schutz vor versehentlicher oder unrechtmässiger Zerstörung, Verlust, Veränderung,
unbefugter Offenlegung oder Zugriff auf übermittelte, gespeicherte oder anderweitig bearbeitete
Personendaten bieten.

Unbefugten ist der Zutritt zu Datenbearbeitungsanlagen, mit denen Personendaten bearbeitet werden,
verwehrt (Zutrittskontrolle). Es wird verhindert, dass Datenbearbeitungssysteme von Unbefugten genutzt
werden können (Zugangskontrolle).

Es wird gewährleistet, dass die zur Benutzung eines Datenbearbeitungssystems Berechtigten
ausschliesslich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass
Personendaten bei der Bearbeitung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden
können (Zugriffskontrolle).

Es wird gewährleistet, dass Personendaten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres
Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder
entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine
Übermittlung von Personendaten vorgesehen ist (Weitergabekontrolle).

Es wird sichergestellt, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem
Personendaten in Datenbearbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind
(Eingabekontrolle).

 

Es wird gewährleistet, dass Personendaten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind
(Verfügbarkeitskontrolle).

Es wird gewährleistet, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt bearbeitet werden
können (Trennungskontrolle).

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7. Auskunftsrecht zu Anwender-/Nutzer-Daten

Anwender/Nutzer haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer von
Woonig gespeicherten Daten. In diesem Fall wendet sich der Nutzer an den Anwender, der Anwender als
Vertragspartner an Woonig AG über die E-Mail-Adresse: datenschutz@woonig.com.

Auf Aufforderung teilt Woonig AG möglichst umgehend und schriftlich mit, ob und welche persönlichen
Daten über einen Anwender/Nutzer bei Woonig gespeichert sind. Sollten trotz der Bemühungen um
Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Daten gespeichert sein, können diese auf eine entsprechende
Aufforderung hin durch den Anwender in der Woonig Plattform berichtigt werden.

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8. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Woonig darf die von ihm verarbeiteten Daten nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter
Weisung des Anwenders berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine
betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an Woonig AG wendet, wird Woonig AG dieses Ersuchen
unverzüglich an den Datenschutzverantwortlichen des Anwenders weiterleiten.
Kopien oder Duplikate der Daten dürfen nur mit Zustimmung des Anwenders erstellt werden. Hiervon
ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemässen
Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Kopien, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher
Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistung muss Woonig sämtliche in seinen Besitz
gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im
Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvertrag stehen, nach Wahl des Anwenders entweder löschen,
irreversibel anonymisieren und auf Anforderung als strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares
Format zum download zur Verfügung stellen; vorbehalten bleibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen und dauerhaft zu speichern.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemässen Datenverarbeitung dienen,
sind durch Woonig AG entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus
aufzubewahren.

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9. Datenschutzbestimmung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzbestimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.
Bitte informieren Sie sich regelmässig über die geltenden Datenschutzbestimmungen auf unserer
Website und in den Apps. Die fortgesetzte Nutzung der Woonig Dienste (insbesondere der Plattform,
Applikationen), der Woonig Webseite oder jeweils damit zusammenhängender Services oder
Dienstleistungen, die auf diese Datenschutzerklärung verweisen, stellt eine Zustimmung mit der zum
jeweiligen Zeitpunkt gültigen Datenschutzbestimmung dar.