Datenschutzerklärung der Woonig AG

Version 2.0 · Stand: 29. Juli 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Woonig AG Personendaten im Zusammenhang mit ihren Websites, der Woonig-Plattform, den mobilen Anwendungen sowie optionalen KI-, Chat-, Telefonie- und Sprachfunktionen bearbeitet.

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für die Websites und Sprachversionen der Woonig AG, die Woonig-Plattform und die dazugehörigen Webanwendungen, die mobilen Anwendungen, Kontakt-, Demo-, Test-, Support- und Vertragsanfragen, Newsletter und Marketingkommunikation, Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Interessenten, Partnern und Dienstleistern sowie Bewerbungen bei der Woonig AG.

Welche Abschnitte für Sie relevant sind, hängt davon ab, ob Sie unsere Website besuchen, mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehen, die Woonig-Plattform oder eine App nutzen oder von einer über Woonig bereitgestellten Funktion betroffen sind.

Für einzelne Produkte, Funktionen, kundenspezifische Konfigurationen oder besondere Datenbearbeitungen können ergänzende Datenschutzhinweise, Nutzungsbedingungen oder vertragliche Bestimmungen gelten.

Wir bearbeiten Personendaten nach dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), der Verordnung über den Datenschutz (DSV) und – soweit anwendbar – nach der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) sowie weiteren anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzkontakt

Für die eigenen Datenbearbeitungen der Woonig AG verantwortlich ist:

Woonig AG

Müligässli 18598 BottighofenSchweiz

E-Mail: info@woonig.com

Anfragen zum Datenschutz sowie Begehren zur Ausübung von Betroffenenrechten können an diese E-Mail-Adresse gerichtet werden.

3. Datenschutzrechtliche Rollen

3.1 Woonig als Verantwortliche

Die Woonig AG ist insbesondere selbst für Datenbearbeitungen verantwortlich, die im Zusammenhang stehen mit:

• dem Betrieb der öffentlichen Websites;

• Kontakt-, Demo-, Test- und Vertragsanfragen;

• eigenen Kunden-, Partner- und Lieferantenbeziehungen;

• Vertragsadministration, Abrechnung und Rechnungsstellung;

• eigenen Newsletter- und Marketingaktivitäten;

• direktem Support durch Woonig;

• Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung eigener Systeme;

• Bewerbungen bei der Woonig AG.

3.2 Woonig als Auftragsbearbeiterin

Nutzen Immobilienverwaltungen, Immobiliendienstleister oder andere Unternehmen die Woonig-Plattform zur Bearbeitung von Daten ihrer Mieter, Stockwerkeigentümer, Interessenten, Mitarbeitenden, Dienstleister oder weiterer Personen, entscheidet grundsätzlich das jeweilige Unternehmen über Zweck und Umfang der Bearbeitung.

In diesen Fällen ist das jeweilige Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Die Woonig AG bearbeitet die betreffenden Personendaten grundsätzlich als Auftragsbearbeiterin nach den dokumentierten Weisungen des Kunden im Sinne von Art. 9 DSG beziehungsweise – soweit anwendbar – Art. 28 DSGVO.

Betroffene Personen sollten sich bei Fragen zu solchen Plattformdaten grundsätzlich zuerst an die zuständige Immobilienverwaltung oder den jeweiligen Woonig-Kunden wenden. Die Woonig AG unterstützt den verantwortlichen Kunden bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.

3.3 Dienstleister und Drittanwender

Dienstleister, Handwerksunternehmen, Lieferanten und weitere durch einen Kunden eingebundene Parteien erhalten nur diejenigen Informationen und Zugriffsrechte, die für die Bearbeitung des jeweiligen Auftrags oder Vorgangs vorgesehen sind. Ihre datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der konkreten Zusammenarbeit.

4. Grundsätze und Rechtsgrundlagen der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten:

• rechtmässig und nach Treu und Glauben;

• transparent und zweckgebunden;

• verhältnismässig und auf das erforderliche Mass beschränkt;

• soweit möglich sachlich richtig und aktuell;

• nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden;

• unter Berücksichtigung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen.

Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf die Einwilligung der betroffenen Person, den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags, eine gesetzliche Verpflichtung oder Erlaubnis, überwiegende private oder öffentliche Interessen oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Massnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung bleibt davon unberührt.

5. Kategorien von Personendaten

Abhängig vom jeweiligen Vorgang bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

5.1 Stamm- und Kontaktdaten

• Vorname und Nachname;

• Wohn-, Geschäfts- oder Korrespondenzadresse;

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;

• Unternehmen, Funktion und Abteilung;

• bevorzugte Sprache;

• Kunden-, Benutzer- oder Vertragsnummern.

  
  

5.2 Vertrags- und Geschäftsdaten

• Angebote, Bestellungen und Vertragsbeziehungen;

• gebuchte Leistungen und Module;

• Rechnungs- und Zahlungsinformationen;

• geschäftliche Kommunikation;

• Support- und Serviceinformationen;

• Angaben zu Partnern und Lieferanten.

  
  

5.3 Plattform- und Immobiliendaten

• Liegenschafts-, Objekt- und Vertragszuordnungen;

• Miet-, Eigentums- oder Dienstleistungsverhältnisse;

• Tickets, Anliegen, Schadensmeldungen und Aufträge;

• Terminangaben, Statusinformationen und Bearbeitungsschritte;

• Mitteilungen, Kommentare, Dokumente, Bilder und Videos;

• Versammlungs-, Abstimmungs- und eVoting-Daten;

• Vermarktungs-, Interessenten- und Bewerbungsinformationen;

• Rechnungs-, Transaktions-, Schnittstellen- und Importdaten.

  
  

5.4 Technische und Nutzungsdaten

• IP-Adresse;

• Datum und Uhrzeit von Zugriffen;

• Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem und Gerätetyp;

• Sprache und Bildschirmauflösung;

• aufgerufene Seiten und verwendete Funktionen;

• Referrer-URL;

• Sitzungs-, Fehler- und Protokolldaten;

• Benutzer-, Geräte- und Sitzungskennungen;

• ungefährer Standort auf Basis von Land, Region oder Stadt;

• Cookie- und Einwilligungsinformationen.

  
  

5.5 Bewerbungsdaten

• Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationen;

• Ausbildung und Berufserfahrung;

• Kontaktdaten und Korrespondenz;

• Gehaltsvorstellungen;

• weitere freiwillig übermittelte Bewerbungsunterlagen.

5.6 Besonders schützenswerte Personendaten

Abhängig von der konkreten Nutzung können Inhalte besonders schützenswerte Personendaten enthalten, beispielsweise Gesundheitsinformationen in Schadens-, Unfall- oder Unterstützungsfällen, Angaben aus Betreibungsregisterauszügen oder Informationen aus behördlichen oder gerichtlichen Verfahren.

Woonig fordert Websitebesucher nicht dazu auf, über allgemeine Kontaktformulare oder den Website-Assistenten besonders schützenswerte Daten zu übermitteln, sofern dies für den konkreten Vorgang nicht ausdrücklich erforderlich ist. Bei der Nutzung der Plattform bestimmt grundsätzlich der verantwortliche Kunde, welche Informationen für einen Vorgang erforderlich sind.

6. Herkunft der Personendaten

Wir erhalten Personendaten insbesondere:

• direkt von der betroffenen Person;

• von Kunden der Woonig AG;

• von Immobilienverwaltungen und Immobiliendienstleistern;

• von Dienstleistern, Partnern und Lieferanten;

• durch manuelle Eingabe in die Plattform;

• über Schnittstellen und Datenimporte;

• aus angebundenen ERP-, CRM-, DMS- oder Buchhaltungssystemen;

• aus öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies zulässig ist;

• automatisch bei der Nutzung unserer Website, Plattform oder Apps;

• über Geräte, Browser, Betriebssysteme und App-Plattformen.

  
  

Teil A: Website der Woonig AG

7. Besuch unserer Website

7.1 Technische Bereitstellung und Protokolldaten

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten bearbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite oder Datei, Browser- und Geräteinformationen, das Betriebssystem, die Referrer-URL sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Diese Bearbeitung dient der technischen Bereitstellung und korrekten Darstellung der Website, der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, der Fehleranalyse, der Verhinderung von Missbrauch und Angriffen sowie der technischen Optimierung.

Unsere Website wird über Dienste von Wix.com Ltd. und verbundenen Unternehmen betrieben. Wix kann weitere Unterauftragnehmer für Infrastruktur, Hosting, Kommunikation, Sicherheit und die Bereitstellung von Websitefunktionen einsetzen.

7.2 Kontakt-, Demo- und Testanfragen

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail, telefonisch oder über eine andere Kontaktmöglichkeit kontaktieren, bearbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmens- und Funktionsangaben, Angaben zu Ihrem Anliegen, gewünschte Termine sowie weitere freiwillig übermittelte Informationen.

Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Organisation und Vorbereitung einer Produktdemonstration, zur Einrichtung oder Begleitung eines Testzugangs, zur Erstellung eines Angebots, zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung, zur Dokumentation der Kommunikation und für angemessene Nachfasskontakte.

Für Formulare, Kontaktverwaltung und Terminbuchungen können insbesondere Wix Forms, Wix CRM und Wix Bookings eingesetzt werden.

7.3 Videokonferenzen

Für Demonstrationen, Beratungsgespräche, Meetings oder Supporttermine können wir Videokonferenzdienste wie Zoom einsetzen. Dabei können insbesondere Name und Kontaktdaten, Meeting- und Einwahldaten, IP-Adresse und Geräteinformationen, Meeting-Metadaten, Chatnachrichten sowie Audio- und Videoinhalte bearbeitet werden, sofern Kamera oder Mikrofon aktiviert werden.

Gespräche werden nur aufgezeichnet, wenn die Teilnehmenden vorgängig darüber informiert wurden und die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen auf unserer Website Cookies und ähnliche Technologien ein. Dazu gehören insbesondere Cookies, Local Storage, Session Storage, Pixel und Tags, Geräte- und Sitzungskennungen sowie eingebettete Skripte.

8.1 Notwendige Technologien

Diese Technologien sind für grundlegende Funktionen erforderlich, beispielsweise für Sicherheit und Betrugsprävention, Netzwerk- und Sitzungsverwaltung, die korrekte Darstellung der Website, die Speicherung der Datenschutz- und Cookie-Auswahl, Anmeldung und Authentifizierung sowie technische Formularfunktionen.

8.2 Funktionale Technologien

Diese ermöglichen zusätzliche Funktionen und Personalisierungen, beispielsweise Spracheinstellungen, eingebettete Inhalte, Chat- und Assistenzfunktionen, Video- oder Karteninhalte sowie die Speicherung bestimmter Benutzereinstellungen.

8.3 Analyse-Technologien

Diese helfen uns, Besucherzahlen und Seitenaufrufe auszuwerten, die Nutzung der Website zu verstehen, technische Fehler zu erkennen sowie Inhalte, Navigation und Leistung einzelner Seiten zu verbessern.

8.4 Marketing-Technologien

Diese dienen insbesondere der Messung von Werbekampagnen, dem Conversion-Tracking, der Bildung von Zielgruppen, der Zuordnung von Websiteaktionen zu Werbemassnahmen, der Anzeige relevanter Werbung und dem Retargeting.

9. Consent Management mit Usercentrics for Wix

Wir setzen Usercentrics for Wix ein, um Besucher über Cookies und vergleichbare Technologien zu informieren und ihre Auswahl zu verwalten. Anbieter ist die Usercentrics GmbH, Deutschland.

Dabei können insbesondere der Einwilligungs- oder Ablehnungsstatus, ausgewählte Kategorien und Dienste, Datum und Uhrzeit der Entscheidung, eine Consent- oder Gerätekennung, IP-Adresse und technische Browserinformationen sowie die Version der angezeigten Consent-Konfiguration bearbeitet werden.

Diese Daten werden verwendet, um die Cookie-Entscheidung umzusetzen, die Auswahl bei späteren Besuchen zu berücksichtigen, einen späteren Widerruf zu ermöglichen und die Einwilligung oder Ablehnung nachweisen zu können.

Besucher können nicht notwendige Technologien akzeptieren, ablehnen oder nach Kategorien auswählen. Die Auswahl kann jederzeit über das dauerhaft erreichbare Datenschutz- beziehungsweise Cookie-Einstellungs-Widget geändert werden.

Eine aktuelle Liste der erkannten Technologien, Anbieter, Zwecke und Speicherdauern ist direkt innerhalb der Cookie-Einstellungen abrufbar.

10. Websiteanalyse und Tag-Verwaltung

10.1 Wix Analytics

Wir können Wix Analytics verwenden, um statistische Informationen über die Nutzung unserer Website zu erhalten. Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Sitzungsinformationen, Geräte- und Browserinformationen, die Herkunft des Besuchs, der ungefähre Standort und Interaktionen mit Websiteelementen ausgewertet werden.

Soweit Wix Analytics nicht notwendige Analyse-Technologien einsetzt, erfolgt die Bearbeitung entsprechend der Auswahl im Consent-Manager.

10.2 Google Analytics

Wir setzen Google Analytics ein, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. Anbieter für Nutzer in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Irland.

Dabei können insbesondere Geräte- und Browserinformationen, aufgerufene Seiten, Datum und Dauer von Besuchen, Herkunft des Zugriffs, Interaktionen und Ereignisse, der ungefähre Standort sowie pseudonyme Benutzer- oder Sitzungskennungen bearbeitet werden.

Google Analytics wird nur entsprechend der im Consent-Manager vorgenommenen Auswahl aktiviert. Google kann Daten auch in den USA oder weiteren Staaten bearbeiten.

10.3 Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein, um Website-Tags und damit verbundene Analyse-, Funktions- oder Marketingdienste technisch zu verwalten. Welche Daten konkret bearbeitet werden, hängt von den über den Tag Manager eingebundenen Diensten ab.

Die über den Google Tag Manager ausgelösten Tags werden nach ihrem tatsächlichen Zweck eingeordnet und entsprechend der Auswahl im Consent-Manager gesteuert.

11. LinkedIn Insight Tag

Wir können den LinkedIn Insight Tag für die Messung des Erfolgs von LinkedIn-Kampagnen, Conversion-Tracking, Reichweiten- und Zielgruppenanalysen sowie die Bildung von Zielgruppen für LinkedIn-Werbung einsetzen. Anbieter ist grundsätzlich LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland.

Dabei können insbesondere URL und Referrer-URL, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitstempel, Interaktionen und Conversion-Ereignisse sowie pseudonyme LinkedIn- oder Kampagnenkennungen bearbeitet werden.

Der LinkedIn Insight Tag wird nur entsprechend der im Consent-Manager erteilten Zustimmung für Marketingtechnologien aktiviert. LinkedIn kann Daten innerhalb der LinkedIn- beziehungsweise Microsoft-Unternehmensgruppe sowie in weiteren Staaten bearbeiten.

12. Pop-ups, Formulare und Poptin

Wir können Poptin für Pop-ups, Hinweise, Formulare, Leadgenerierung und E-Mail-Marketing verwenden. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Herkunft des Zugriffs, Interaktionen mit Pop-ups, Anzeige oder Schliessung eines Pop-ups, das Ausfüllen eines Formulars, freiwillig eingegebene Kontaktinformationen sowie Cookies und Browser-Speicherinformationen bearbeitet werden.

Die Bearbeitung dient insbesondere der Anzeige von Hinweisen und Angeboten, der Vermeidung wiederholter Einblendungen, der Erfassung und Verwaltung von Anfragen, der Gewinnung von Interessenten und der Erfolgsmessung von Formularen und Kampagnen.

Poptin wird entsprechend der vorgenommenen Cookie-Auswahl als funktionaler oder Marketingdienst aktiviert.

13. Website-Assistent und Woonig Bubble

Auf ausgewählten Seiten kann ein digitaler Chat- oder Website-Assistent, die sogenannte Woonig Bubble, bereitgestellt werden. Die technische Bereitstellung erfolgt über einen externen Dienst unter der Domain portal.ci-platform.app.

Bei der Nutzung können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Sitzungs- und Speicherinformationen, die aufgerufene Seite, Zeitpunkt der Interaktion, eingegebene Fragen und Nachrichten, vom System generierte Antworten, technische Fehler- und Protokolldaten sowie freiwillig übermittelte Kontaktinformationen bearbeitet werden.

Die Bearbeitung dient insbesondere der Beantwortung allgemeiner Fragen, der Navigation durch die Website, der Bereitstellung von Produktinformationen, der Weiterleitung von Kontaktanfragen sowie der Verbesserung und Absicherung der Assistenzfunktion.

Die Funktion ist nicht dafür vorgesehen, dass Besucher besonders schützenswerte Personendaten, Passwörter, vertrauliche Unterlagen, Zahlungsdaten oder konkrete Miet- und Schadensfälle eingeben.

Die Woonig Bubble wird als funktionaler Dienst entsprechend der Auswahl im Consent-Manager geladen.

14. Eingebettete Inhalte und iFrames

Auf unserer Website können Inhalte von Drittanbietern eingebettet werden, beispielsweise Videos, Karten, Formulare, Buchungsfunktionen, Social-Media-Inhalte, Softwaredemonstrationen oder sonstige iFrames und Widgets.

Beim Laden solcher Inhalte kann eine direkte Verbindung zum jeweiligen Drittanbieter entstehen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen, Referrer-URL, aufgerufene Seite und Interaktionsdaten übermittelt werden.

Nicht notwendige externe Inhalte werden abhängig von ihrem Zweck als funktional, analytisch oder Marketing kategorisiert und entsprechend der Auswahl im Consent-Manager geladen.

15. Social-Media-Auftritte und Verlinkungen

Unsere Website kann Links zu externen Social-Media-Plattformen enthalten, beispielsweise LinkedIn, YouTube, Facebook oder Instagram. Bei einem einfachen Link werden Daten grundsätzlich erst an die jeweilige Plattform übermittelt, wenn Sie den Link anklicken.

Für eingebettete Social-Media-Inhalte oder Tracking-Tags gelten die entsprechenden Abschnitte dieser Datenschutzerklärung. Nach dem Aufruf einer externen Plattform ist der jeweilige Plattformbetreiber für die dortige Datenbearbeitung verantwortlich.

16. Newsletter und Marketingkommunikation

Wenn Sie einen Newsletter oder andere Marketinginformationen abonnieren, bearbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Unternehmens- und Funktionsangaben, Sprache, Informationen über Anmeldung und Einwilligung sowie gegebenenfalls Öffnungs-, Klick- und Interaktionsdaten.

Wir verwenden diese Daten, um Sie über Produkte und Module, neue Funktionen und Releases, Veranstaltungen und Webinare, Fachbeiträge und Brancheninformationen sowie Angebote, Demonstrationen und Testmöglichkeiten zu informieren.

Soweit erforderlich, verwenden wir ein Bestätigungsverfahren, bei dem die Anmeldung nochmals bestätigt werden muss.

Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder per E-Mail an info@woonig.com abmelden.

Notwendige System-, Sicherheits-, Support- und Vertragsnachrichten sind keine Marketingkommunikation und können weiterhin versendet werden, soweit dies für die Vertragsdurchführung oder den sicheren Betrieb erforderlich ist.

17. Bewerbungen bei Woonig

Wenn Sie sich bei Woonig bewerben, bearbeiten wir insbesondere Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Ausbildung und Berufserfahrung, Korrespondenz, Gehaltsvorstellungen sowie weitere freiwillig übermittelte Informationen.

Die Daten werden zur Prüfung Ihrer Bewerbung, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Organisation von Gesprächen, zur Beurteilung einer möglichen Anstellung und zur Dokumentation des Bewerbungsverfahrens verwendet.

Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, werden Bewerbungsdaten nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren, gesetzliche Pflichten oder die Abwehr möglicher Ansprüche nicht mehr benötigt werden. Mit Ihrer gesonderten Einwilligung können Unterlagen länger aufbewahrt werden, um Sie bei zukünftigen Stellen zu berücksichtigen.

Teil B: Woonig-Plattform

18. Nutzergruppen der Woonig-Plattform

18.1 Anwender

Anwender sind Unternehmen und deren Mitarbeitende, welche die Woonig-Plattform zur Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse einsetzen, beispielsweise Immobilienverwaltungen, Immobilienbewirtschafter, Eigentümervertretungen oder Immobiliendienstleister.

18.2 Nutzer

Nutzer sind Personen, welche die Woonig-Plattform oder damit verbundene Kanäle zur Kommunikation und Interaktion mit einem Anwender verwenden, beispielsweise Mieter, Mietinteressenten, Stockwerkeigentümer, Bewohner, Eigentümer oder weitere Kontaktpersonen.

18.3 Drittanwender und Dienstleister

Drittanwender sind Unternehmen und deren Mitarbeitende, welche über die Woonig-Plattform Aufträge erhalten, bearbeiten oder rapportieren, beispielsweise Handwerksunternehmen, Hauswartungen, technische Dienstleister, Lieferanten oder externe Partner.

19. Benutzerkonten und Zugangsverwaltung

Für die Nutzung der Woonig-Plattform können persönliche Benutzerkonten erforderlich sein. Dabei können insbesondere Name und Kontaktdaten, Unternehmen oder zuständige Immobilienverwaltung, Benutzerrolle und Berechtigungen, Benutzerkennung, Authentifizierungsdaten, Spracheinstellungen, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie Geräte- und Sitzungsdaten bearbeitet werden.

Diese Daten werden zur Einrichtung und Verwaltung des Kontos, zur Authentifizierung, zur Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, zur Bereitstellung der Plattformfunktionen, zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und zur Kommunikation über das Konto verwendet.

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformleistungen und nach Massgabe der Beziehung zum jeweiligen Woonig-Kunden.

20. Datenbearbeitungen innerhalb der Plattform

Personendaten können über die Woonig-Plattform insbesondere zu folgenden Zwecken bearbeitet werden:

• Kommunikation zwischen Verwaltungen, Mietern, Eigentümern und Dienstleistern;

• Erfassung und Bearbeitung von Anfragen, Tickets und Schadensmeldungen;

• Kategorisierung, Priorisierung und Zuweisung von Vorgängen;

• Beauftragung und Koordination von Dienstleistern;

• Terminvereinbarung;

• Bereitstellung und Austausch von Dokumenten;

• Vermarktung, Vermietung und Bewerberverwaltung;

• Verwaltung von Liegenschaften und Einheiten;

• Durchführung von Stockwerkeigentümerversammlungen;

• eVoting und Dokumentation von Abstimmungen;

• Bearbeitung von Rechnungen, Formularen und Dossiers;

• Erstellung von Berichten und Auswertungen;

• Übersetzung von Kommunikation;

• Anbindung von ERP-, DMS-, CRM- und Kommunikationssystemen;

• Versand von E-Mails, SMS, Briefen oder anderen Mitteilungen;

• Support, Fehlerbehebung, Qualitätssicherung, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention;

• Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen.

21. Plattforminhalte

Anwender, Nutzer und Drittanwender können innerhalb der Woonig-Plattform insbesondere Texte, Nachrichten, Tickets, Meldungen, Aufträge, Fotos, Videos, Dokumente, Formulare, Termin- und Statusangaben, Rechnungen, Abstimmungs- und Versammlungsunterlagen sowie weitere vorgangsbezogene Inhalte erfassen oder hochladen.

Die betreffenden Daten werden grundsätzlich nur innerhalb des jeweiligen Kunden- oder Unternehmensbereichs und entsprechend den eingerichteten Zugriffsrechten bereitgestellt.

22. Datenimporte und Schnittstellen

Plattformdaten können manuell erfasst, über Schnittstellen importiert, aus angebundenen Systemen übernommen oder an berechtigte Empfängersysteme übermittelt werden.

Dazu können insbesondere ERP- und Immobilienverwaltungssysteme, CRM-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme, Buchhaltungs- und Rechnungssysteme, Immobilienportale, Kommunikationsdienste, Post- und Versanddienstleister sowie Dienstleister- und Partnersysteme gehören.

Der jeweilige Kunde ist grundsätzlich dafür verantwortlich, dass importierte oder übermittelte Personendaten rechtmässig erhoben wurden und für den jeweiligen Zweck bearbeitet werden dürfen.

23. Plattformanalyse, Sicherheit und Produktverbesserung

Wir können technische Nutzungs-, Protokoll-, Sicherheits- und Fehlerdaten bearbeiten, um die Plattform bereitzustellen, Störungen zu erkennen und zu beheben, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch und unberechtigte Zugriffe zu verhindern, Supportfälle zu bearbeiten und Funktionen sowie Benutzerführung zu verbessern.

Soweit möglich, verwenden wir hierfür aggregierte oder anonymisierte Daten. Personenbezogene Plattforminhalte werden nicht ohne entsprechenden Zweck oder Berechtigung für allgemeine Produktanalysen verwendet.

Teil C: Mobile Anwendungen

24. Nutzung der Woonig-Apps

Woonig stellt mobile Anwendungen für verschiedene Nutzergruppen bereit. Abhängig von der genutzten Funktion können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Benutzer- und Kontokennungen, Geräte- und Sitzungskennungen, Plattforminhalte, Mitteilungen, Fotos und Dokumente, Nutzungs- und Diagnosedaten, Benachrichtigungs-Token sowie technische Fehlerdaten bearbeitet werden.

24.1 Geräteberechtigungen

Je nach Funktion kann die App Zugriff auf Kamera, Fotos und Mediendateien, Mikrofon, Benachrichtigungen, Gerätespeicher oder weitere für eine konkret verwendete Funktion erforderliche Bereiche anfragen.

Eine Berechtigung wird grundsätzlich erst erteilt, wenn Sie diese über das Betriebssystem bestätigen. Sie können Geräteberechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts ändern.

24.2 Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, wird ein technischer Geräte- oder Benachrichtigungs-Token bearbeitet. Push-Benachrichtigungen können insbesondere über neue Mitteilungen, Statusänderungen, Termine, Dokumente, Aufträge oder Aufgaben informieren.

Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen deaktivieren.

24.3 App Stores

Beim Download einer App bearbeiten Apple oder Google eigenständig Daten im Zusammenhang mit Ihrem App-Store-Konto, dem Download, dem verwendeten Gerät, technischen Diagnosedaten und gegebenenfalls Zahlungen. Für diese Bearbeitungen gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen App-Store-Betreiber.

Teil D: KI-, Sprach- und Telefoniefunktionen

25. KI-gestützte Bearbeitungen

Abhängig von den gebuchten und aktivierten Funktionen kann Woonig automatisierte oder KI-gestützte Funktionen einsetzen, beispielsweise für die Erkennung und Kategorisierung von Anliegen, die Erkennung möglicher Dubletten, Priorisierung und Zuweisung, Übersetzung, Zusammenfassung, Antwortvorschläge, Dokumenten- und Rechnungsanalyse, Unterstützung von Vermarktungs- und Vermietungsprozessen, Erstellung von Berichten sowie Chat-, Assistenz- und Sprachfunktionen.

Diese Funktionen dienen grundsätzlich der Unterstützung natürlicher Personen und der effizienteren Bearbeitung von Vorgängen.

Soweit nicht ausdrücklich anders kommuniziert, treffen diese Funktionen keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlichen oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen auf betroffene Personen.

26. Automatisierte Einzelentscheidungen

Eine automatisierte Einzelentscheidung liegt insbesondere dann vor, wenn eine Entscheidung ohne menschliches Zutun getroffen wird und für eine betroffene Person rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat.

Falls eine solche automatisierte Einzelentscheidung eingesetzt wird, informiert der jeweils Verantwortliche die betroffene Person angemessen. Die betroffene Person kann im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen ihren Standpunkt darlegen und verlangen, dass die Entscheidung durch eine natürliche Person überprüft wird.

27. Telefonie und Sprachverarbeitung

Soweit ein Kunde telefoniebasierte Funktionen oder einen KI-Telefonassistenten von Woonig verwendet, können insbesondere Telefonnummer, Datum und Uhrzeit des Anrufs, Dauer des Gesprächs, Sprach- und Audioinhalte, Transkriptionen, erkannte Sprache, Inhalt und Kategorie des Anliegens, Zuordnung zu einer Verwaltung oder Liegenschaft sowie daraus erstellte Tickets und Bearbeitungsschritte bearbeitet werden.

Die Bearbeitung kann insbesondere der Entgegennahme und Dokumentation von Anliegen, der Erstellung eines Tickets, der Kategorisierung und Weiterleitung, der Übersetzung, der Qualitätssicherung und der Nachvollziehbarkeit der Kommunikation dienen.

Ob und in welchem Umfang ein Gespräch aufgezeichnet oder transkribiert wird, richtet sich nach der konkreten Konfiguration des Kunden und den anwendbaren gesetzlichen Anforderungen. Betroffene Personen werden zu Beginn des Gesprächs oder auf andere geeignete Weise informiert, soweit dies erforderlich ist.

Der jeweilige Woonig-Kunde bleibt grundsätzlich für den Einsatz der Telefoniefunktion gegenüber seinen Mietern, Eigentümern, Dienstleistern oder weiteren Anrufenden verantwortlich.

Teil E: Allgemeine Bestimmungen

28. Empfänger und Dienstleister

Personendaten können insbesondere folgenden Empfängerkategorien bekanntgegeben werden:

• Mitarbeitenden und berechtigten Personen der Woonig AG;

• Kunden der Woonig AG und berechtigten Plattformnutzern;

• Immobilienverwaltungen, Immobiliendienstleistern, Handwerksunternehmen und sonstigen Dienstleistern;

• Hosting-, Cloud-, IT-, Software- und Sicherheitsdienstleistern;

• E-Mail-, SMS-, Telefonie-, Videokonferenz- und Postdienstleistern;

• Formular-, Termin-, CRM- und Supportanbietern;

• Analyse- und Marketinganbietern;

• KI-, Übersetzungs- und Dokumentenverarbeitungsanbietern;

• ERP-, DMS- und Schnittstellenpartnern;

• Zahlungs-, Buchhaltungs- und Rechnungsdienstleistern;

• Rechts-, Steuer- und Unternehmensberatern;

• Behörden, Gerichten und anderen öffentlichen Stellen;

• möglichen Parteien einer Unternehmenstransaktion.

Zu den im Zusammenhang mit der Website eingesetzten oder vorgesehenen Anbietern gehören insbesondere Wix, Usercentrics, Google, LinkedIn, Poptin, Zoom und der technische Anbieter der Woonig Bubble. Im Zusammenhang mit den mobilen Apps können zudem Apple und Google Daten bearbeiten.

Wir verpflichten Auftragsbearbeiter vertraglich dazu, Personendaten nur für die vereinbarten Zwecke und nach unseren Weisungen zu bearbeiten, soweit dies nach ihrer Rolle und dem anwendbaren Recht erforderlich ist.

29. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Personendaten werden grundsätzlich in der Schweiz und – abhängig vom eingesetzten Dienst – im Europäischen Wirtschaftsraum bearbeitet. Aufgrund internationaler Dienstleister kann eine Bearbeitung zusätzlich insbesondere in Israel, den Vereinigten Staaten von Amerika, dem Vereinigten Königreich oder weiteren Staaten stattfinden, in denen ein Anbieter oder dessen Unterauftragnehmer tätig ist.

Das produktive Kerndatensystem der Woonig-Plattform wird nach Massgabe der jeweiligen vertraglichen Vereinbarung grundsätzlich in der Schweiz oder im Europäischen Wirtschaftsraum betrieben. Website-, Analyse-, Kommunikations-, Support- und App-Dienste können jedoch zu internationalen Datenbearbeitungen führen.

Besteht in einem Empfängerstaat kein anerkannt angemessenes Datenschutzniveau, verwenden wir – soweit erforderlich – geeignete Garantien, beispielsweise anerkannte Standarddatenschutzklauseln, schweizerische Ergänzungen, anerkannte Datenschutzrahmen, vertragliche Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen oder technische Schutzmassnahmen. In gesetzlich vorgesehenen Fällen kann eine Bekanntgabe auch auf einer Ausnahme beruhen.

30. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche, sicherheitsbezogene oder beweisrechtliche Gründe eine längere Aufbewahrung verlangen.

Bei der Festlegung der Dauer berücksichtigen wir insbesondere den Zweck der Bearbeitung, die Dauer der Vertrags- oder Geschäftsbeziehung, dokumentierte Weisungen des verantwortlichen Kunden, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Verjährungs- und Rechtsmittelfristen, Sicherheits- und Missbrauchsrisiken sowie die Notwendigkeit, Einwilligungen oder Geschäftsvorgänge nachzuweisen.

30.1 Website- und Protokolldaten

Technische Protokolldaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention erforderlich ist. Bei einem Sicherheitsvorfall können relevante Daten länger aufbewahrt werden.

30.2 Kontakt-, Demo- und Testanfragen

Anfragedaten werden bis zur abschliessenden Bearbeitung und anschliessend so lange aufbewahrt, wie dies zur Dokumentation, weiteren Geschäftsanbahnung oder Abwehr möglicher Ansprüche erforderlich ist. Kommt eine Vertragsbeziehung zustande, gelten die Aufbewahrungsfristen für Vertrags- und Geschäftsdaten.

30.3 Newsletter und Consent-Daten

Newsletterdaten werden grundsätzlich bis zum Widerruf oder zur Abmeldung aufbewahrt. Nach einer Abmeldung kann eine minimale Sperrinformation gespeichert werden, damit der Widerspruch dauerhaft berücksichtigt wird.

Nachweise über Einwilligungen und Ablehnungen werden so lange gespeichert, wie dies zur Umsetzung und zum Nachweis der jeweiligen Datenschutzentscheidung erforderlich ist.

30.4 Plattformdaten

Plattformdaten werden während der Vertragsdauer und anschliessend nach Massgabe der vertraglichen Vereinbarungen, der Weisungen des verantwortlichen Kunden, gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und erforderlicher Sicherungs- und Übergangsfristen gelöscht, zurückgegeben, gesperrt oder anonymisiert.

Daten in Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Zyklen überschrieben oder gelöscht, sofern keine Pflicht oder ein berechtigter Grund für eine längere Aufbewahrung besteht.

30.5 Geschäfts- und Bewerbungsunterlagen

Verträge, Rechnungen, Buchungsbelege und geschäftliche Korrespondenz werden entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sobald sie für das Verfahren, gesetzliche Pflichten oder die Abwehr möglicher Ansprüche nicht mehr benötigt werden.

31. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten entsprechend dem jeweiligen Risiko zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

• Rollen- und Berechtigungskonzepte;

• Authentifizierungs- und Passwortschutz;

• Zugriffskontrollen;

• Verschlüsselung während der Übertragung;

• Verschlüsselung gespeicherter Daten, soweit angemessen;

• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;

• Mandanten- und Datentrennung;

• Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren;

• Überwachung und Fehlererkennung;

• Schutz vor Schadsoftware und Angriffen;

• Schulung und Verpflichtung von Mitarbeitenden;

• vertragliche Verpflichtung von Dienstleistern;

• regelmässige Überprüfung und Weiterentwicklung der Sicherheitsmassnahmen.

Ein absoluter Schutz vor sämtlichen Risiken kann trotz angemessener Massnahmen nicht garantiert werden.

32. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere folgende Rechte haben:

• Auskunft über bearbeitete Personendaten;

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;

• Löschung oder Vernichtung von Daten;

• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen;

• Einschränkung der Bearbeitung, soweit anwendbar;

• Widerruf einer erteilten Einwilligung;

• Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten in einem gängigen elektronischen Format;

• menschliche Überprüfung einer automatisierten Einzelentscheidung;

• Geltendmachung weiterer gesetzlicher Ansprüche.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@woonig.com wenden. Wir können zur Verhinderung einer unberechtigten Herausgabe von Daten einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

32.1 Daten eines Woonig-Kunden

Bezieht sich eine Anfrage auf Daten, welche eine Immobilienverwaltung oder ein anderer Kunde über die Woonig-Plattform bearbeitet, sollten Sie sich grundsätzlich direkt an diesen Kunden wenden. Die Woonig AG leitet entsprechende Anfragen gegebenenfalls an den verantwortlichen Kunden weiter oder unterstützt ihn bei der Bearbeitung.

33. Beschwerdemöglichkeit

Sie können sich bei Datenschutzanliegen zunächst an die Woonig AG wenden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, kann zusätzlich ein Beschwerderecht bei einer zuständigen europäischen Datenschutzaufsichtsbehörde bestehen.

34. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen ändern, neue Produkte oder Funktionen eingeführt werden, andere Dienstleister eingesetzt werden, sich gesetzliche oder behördliche Anforderungen ändern oder organisatorische beziehungsweise technische Anpassungen dies erfordern.

Es gilt die jeweils auf unseren Websites beziehungsweise in unseren Anwendungen veröffentlichte aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir betroffene Personen in geeigneter Weise, soweit dies erforderlich und verhältnismässig ist.

Die blosse weitere Nutzung der Website, Plattform oder App gilt nicht automatisch als Einwilligung in neue Datenbearbeitungen. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.