Immobilienverwaltung automatisieren – Diese 7 Prozesse sparen am meisten Zeit
- Woonig
- 12. Nov.
- 3 Min. Lesezeit
So digitalisieren Verwaltungen ihre täglichen Abläufe – effizient, papierlos und kundenfreundlich.
Die Immobilienverwaltung steckt mitten im digitalen Wandel. Zwischen E-Mails, Excel-Listen, Papierbergen und Mieteranrufen bleibt oft wenig Zeit für das Wesentliche: eine gute Bewirtschaftung.
Durch gezielte Automatisierung lassen sich viele Routineaufgaben heute vereinfachen – ohne Systemchaos oder lange Schulungen.
Mit der Plattform Woonig digitalisieren Verwaltungen nicht nur ihre Prozesse, sondern automatisieren sie intelligent – von der Mieterkommunikation bis zur Eigentümerversammlung.
In diesem Artikel zeigen wir, welche 7 Prozesse Sie in Ihrer Immobilienverwaltung automatisieren können – und wie Sie damit Zeit sparen, Kosten senken und Mieter zufriedener machen.
Kommunikation mit Mietern & Eigentümern
Die tägliche Kommunikation ist einer der grössten Zeitfresser in der Verwaltung.Mit einem zentralen Mieter- und Eigentümerportal automatisieren Sie den Austausch von Nachrichten, Dokumenten und Anfragen.
Woonig geht noch einen Schritt weiter:
Telefonanrufe werden automatisch erkannt, in digitale Tickets umgewandelt und den richtigen Objekten zugeordnet. So gehen keine Anliegen mehr verloren – und Ihr Team behält den Überblick.
Dokumentenmanagement & Ablage
Papierdokumente kosten nicht nur Platz, sondern auch Suchzeit.Digitale Ablagen mit automatischer Verschlagwortung und Versionierung sorgen dafür, dass jedes Schreiben sekundenschnell gefunden wird.
Woonig übernimmt zusätzlich die Routine:
Ihre Briefe werden automatisch gedruckt, kuvertiert und zur Post gebracht – ohne dass Sie den Schreibtisch verlassen müssen.
So bleiben Sie papierlos, aber behalten den Komfort klassischer Zustellung.
Rechnungsfreigabe & Buchhaltung
Eingangsrechnungen prüfen, weiterleiten, freigeben – das sind klassische Automatisierungskandidaten.
Digitale Workflows übernehmen heute Prüfung, Zuordnung und Buchung nahezu selbstständig.
Mit Woonig können Sie:
Rechnungen automatisch erkennen und dem richtigen Objekt zuordnen
Dienstleister automatisch beauftragen, sobald eine Freigabe erfolgt
Aufgaben oder Freigaben direkt auslösen
Ergebnis: Weniger Klicks, weniger Fehler, mehr Zeit für strategische Bewirtschaftung.
Aufgaben- & Prozessmanagement
Viele Abläufe in der Verwaltung wiederholen sich: Schlüsselübergaben, Wartungen, Mahnungen.
Woonig erkennt diese wiederkehrenden Vorgänge und erstellt Aufgaben automatisch als Prozessunterstützung.
Beispiel: Wird ein Mieterwechsel im System erfasst, generiert Woonig automatisch alle To-dos – vom Energiezähler bis zur Wohnungsabgabe.
So bleibt kein Schritt vergessen, und das Team arbeitet strukturiert und effizient.
Vermietung & Wiedervermietung
Die Vermarktung leerstehender Objekte ist zeitintensiv.
Durch digitale Exposés, Portalanbindungen und Bewerbermanagement lässt sich der gesamte Prozess automatisieren.
Mit KI-Unterstützung geht das bei Woonig noch schneller:
Das System generiert Texte für Exposés automatisch, bearbeitet Objektbilder KI-gestützt und erstellt Inserate in einheitlichem Design.
So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Qualität Ihrer Vermarktung.
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Eigentümerversammlung & Abstimmung
STWE-Verwaltungen haben oft aufwändige Abstimmungsprozesse – per Brief, Excel oder E-Mail.Mit Woonig läuft das digital und vollautomatisch:
Das System berechnet Stimmen und Quoten für Eigentümerversammlungen automatisch, führt Abstimmungen online durch und protokolliert Ergebnisse revisionssicher.
Das spart Zeit, Druckkosten und vereinfacht die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum erheblich.
Daten & Reporting
Was sich digitalisieren lässt, lässt sich auch messen. Woonig erhebt und aktualisiert Immobiliendaten automatisch, z. B. zu Objekten, Mietern oder Liegenschaften
Dashboards zeigen Kennzahlen in Echtzeit – etwa Leerstandsquote, offene Tickets oder Prozesslaufzeiten.
Damit erhalten Sie eine datenbasierte Grundlage für Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Ãœberblick
Mit der Automatisierung zentraler Verwaltungsprozesse gewinnen Sie:
✓ bis zu 30 % Zeitersparnis pro Woche
✓ weniger manuelle Fehler & Papierarbeit
✓ automatisierte Kommunikation & Aufgabensteuerung
✓ KI-gestützte Unterstützung in Text, Bild & Prozessen
✓ digitale Post- & Dokumentenabwicklung inklusive
Woonig macht diese Automatisierung alltagstauglich – ohne komplizierte IT-Projekte, mit Schweizer Datenschutz und intuitiver Benutzerführung.
👉 Jetzt entdecken, wie Woonig Ihre Verwaltung automatisiert.
Häufige Fragen zur Automatisierung in der Immobilienverwaltung
Welche Aufgaben kann Woonig automatisch übernehmen?
Dienstleister beauftragen, Briefe versenden, Aufgaben erstellen, Anrufe in Tickets umwandeln, STWE-Stimmen berechnen, Daten erfassen und KI-Texte generieren.
Wie sicher sind automatisierte Prozesse?
Alle Abläufe sind nachvollziehbar, protokolliert und nach DSG geschützt.
Kann Automatisierung auch bei kleineren Verwaltungen eingesetzt werden?
Ja. Besonders kleine Teams profitieren stark, weil sie Routinearbeit auslagern und sich auf Kundenbeziehungen konzentrieren können.
Was kostet Automatisierung mit Woonig?
Die Nutzung wird nach Modulen skaliert – passend zur Objektanzahl.