Mietvertrag digital erstellen: Vom Mietentscheid bis zur letzten Unterschrift

Die passende Mietpartei ist gefunden, die Zusage verschickt und der Mietbeginn steht fest. Eigentlich könnte jetzt alles schnell gehen.

In vielen Immobilienverwaltungen beginnt an diesem Punkt jedoch eine neue Runde administrativer Arbeit: Objektdaten in die Vertragsvorlage übertragen, Bewerberangaben ergänzen, Unterlagen zusammenstellen und den Mietvertrag verschicken. Anschliessend heisst es warten – und gegebenenfalls nachfragen, ob alle Beteiligten bereits unterschrieben haben.

Mietvertrag erstellen, verschicken, Unterschriften nachfassen – muss das wirklich noch so aufwendig sein?

Wer einen Mietvertrag digital erstellen möchte, sollte bereits vorhandene Informationen nicht erneut erfassen müssen. Mit dem neuen eMietvertrag in Woonig lassen sich die Vertragserstellung, der Versand und die elektronische Unterzeichnung in einem durchgängigen Prozess verbinden.

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Mietvertrag digital erstellen: Vorhandene Daten direkt übernehmen

Bis zur Auswahl der passenden Mietpartei wurden bereits zahlreiche Informationen erfasst. Die Objektdaten sind vorhanden, die Bewerbung wurde geprüft und die Angaben der zukünftigen Mieter liegen vor.

Warum sollten diese Informationen bei der Vertragserstellung noch einmal von vorne zusammengetragen werden?

Genau hier setzt der eMietvertrag an. Objekt- und Bewerberdaten, die bereits in Woonig vorhanden sind, können direkt für den Mietvertrag weiterverwendet werden. Die Verwaltung muss die relevanten Angaben nicht erneut aus verschiedenen Dokumenten oder Systemen übertragen.

Das spart nicht nur Zeit. Es reduziert auch die Gefahr, dass sich beim manuellen Übertragen Fehler einschleichen oder unterschiedliche Datenstände entstehen.

Vor allem aber bleibt der Zusammenhang zwischen Bewerbung und Vertragsabschluss erhalten. Der Mietentscheid ist nicht das Ende eines digitalen Prozesses, auf den wieder eine manuelle Bearbeitung folgt. Die Verwaltung kann mit den bereits erfassten Informationen direkt weiterarbeiten.

Wie sich die vorgelagerten Schritte vereinfachen lassen, zeigen wir auch in unserem Beitrag zur Digitalisierung des Bewerbungsprozesses .

Mehr als ein Mietvertrag: Alle Unterlagen im selben Prozess

Ein Mietvertrag kommt selten allein.

Je nach Mietverhältnis müssen weitere Dokumente ergänzt werden, etwa allgemeine Vertragsbedingungen, eine Hausordnung oder zusätzliche Vereinbarungen. In der Schweiz können zudem kantonsspezifische Anforderungen hinzukommen.

In einzelnen Kantonen ist beispielsweise die Mitteilung des Anfangsmietzinses auf einem amtlichen Formular vorgeschrieben. Welche Formularpflicht gilt, ist vom jeweiligen Kanton abhängig.

Mit dem eMietvertrag in Woonig können Vertragsunterlagen und kantonsspezifische Formulare direkt in den Vertragsprozess eingebunden werden. So lassen sich die vorgesehenen Dokumente gemeinsam vorbereiten und bereitstellen, statt sie über mehrere separate E-Mails zusammenzuführen.

Für die Verwaltung entsteht ein strukturierter Ablauf. Die künftige Mietpartei erhält die relevanten Unterlagen gebündelt und kann sie vor der Unterzeichnung prüfen.

Dabei bleibt wichtig: Die rechtlichen Form- und Zustellanforderungen einzelner Dokumente müssen unabhängig vom digitalen Mietvertrag berücksichtigt werden. Insbesondere ist eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur nicht generell mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Dafür ist in der Schweiz grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel erforderlich.

Zwei Mietparteien, mehrere Unterschriften – und trotzdem den Überblick behalten

Ein weiterer typischer Aufwand entsteht, sobald mehrere Personen gemeinsam einen Mietvertrag unterzeichnen müssen.

Der Vertrag wurde verschickt. Eine Person hat bereits unterschrieben, die zweite noch nicht. Vielleicht ist die Nachricht im Posteingang untergegangen. Vielleicht fehlt noch eine Rückmeldung zu einer Vertragsunterlage.

In einem klassischen Ablauf beginnt die Verwaltung nun, E-Mails zu durchsuchen oder telefonisch nachzufragen. Bei mehreren gleichzeitig laufenden Vermietungen wird es schnell unübersichtlich.

Der eMietvertrag ermöglicht es, mehrere Mietparteien in denselben digitalen Vertragsprozess einzubinden. Die Beteiligten erhalten einen sicheren Zugang zu den Vertragsunterlagen und können ihre Unterschriften elektronisch leisten.

Für die Verwaltung bleibt dabei transparent, welche Unterschriften bereits erfolgt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Das ist ein wichtiger Unterschied zum einfachen Versand eines PDFs per E-Mail. Die Verwaltung muss den aktuellen Stand nicht erst bei den einzelnen Mietparteien erfragen, sondern kann ihn direkt im Vertragsprozess nachvollziehen.

Auch für die zukünftigen Mieter wird die Unterzeichnung unkomplizierter. Sie können die Unterlagen ortsunabhängig prüfen und unterschreiben, ohne den Vertrag ausdrucken oder für die Unterschrift persönlich bei der Verwaltung vorbeikommen zu müssen.

Ein digitaler Mietvertrag sollte nicht beim Versand enden

Einen Mietvertrag als PDF zu erstellen, ist heute keine grosse Herausforderung. Entscheidend ist, was danach passiert.

Müssen die Daten erneut geprüft werden? Werden Anhänge separat verschickt? Ist unklar, wer noch unterschreiben muss? Und muss die Verwaltung den fertigen Vertrag anschliessend wieder manuell einem Vorgang zuordnen?

Dann wurde zwar das Dokument digital erstellt, aber der eigentliche Arbeitsprozess nur teilweise digitalisiert.

Ein durchgängiger Vertragsprozess verbindet dagegen die einzelnen Schritte: von den bereits vorhandenen Objekt- und Bewerberdaten über die Zusammenstellung der Vertragsunterlagen bis zur elektronischen Unterzeichnung.

Genau diese Verbindung schafft der neue eMietvertrag in Woonig.

Statt den Mietentscheid, die Vertragserstellung und die Unterschriften als voneinander getrennte Aufgaben zu behandeln, bleiben sie innerhalb eines zentralen Prozesses nachvollziehbar.

Für das Bewirtschaftungsteam bedeutet das weniger doppelte Datenerfassung und weniger manuelle Abstimmung. Gleichzeitig ist jederzeit ersichtlich, an welcher Stelle sich der Vertragsabschluss befindet.

Mit dem eMietvertrag wird die Vermietung in Woonig durchgängiger

Die Digitalisierung der Vermietung endet nicht mit der Auswahl der passenden Mietpartei.

Woonig unterstützt bereits die vorgelagerten Schritte – von der Aufbereitung der Objektdaten über die Vermarktung bis zum Bewerbermanagement. Mit dem eMietvertrag wird auch der anschliessende Vertragsabschluss in diesen Ablauf eingebunden.

Die vorhandenen Informationen werden weiterverwendet, Vertragsunterlagen zentral ergänzt und Unterschriften digital eingeholt. Gleichzeitig behält die Verwaltung den Status der einzelnen Mietparteien im Blick.

Der Nutzen liegt dabei nicht in einer einzelnen Funktion. Er entsteht dadurch, dass viele kleine, bislang voneinander getrennte Aufgaben zu einem klaren Prozess zusammengeführt werden.

Weniger übertragen. Weniger nachfassen. Schneller zum unterzeichneten Mietvertrag.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und den Ablauf auf unserer Seite zum eMietvertrag in Woonig.