Fachkräftemangel in der Immobilienbewirtschaftung: Warum mehr Personal allein nicht reicht

Neue Mitarbeitende finden. Nachwuchskräfte ausbilden. Arbeitgeberattraktivität steigern. Mitarbeitende langfristig im Beruf halten.

All das ist wichtig, wenn über den Fachkräftemangel in der Immobilienbewirtschaftung gesprochen wird.

Aber es löst nur einen Teil des Problems.

Denn selbst wenn eine Verwaltung morgen zusätzliche qualifizierte Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter findet, bleibt eine zweite Frage bestehen: Wofür wird deren Arbeitszeit eigentlich eingesetzt?

Wenn Fachkräfte einen erheblichen Teil ihres Tages damit verbringen, Informationen zusammenzusuchen, Statusanfragen zu beantworten, Dienstleister nachzufassen oder Daten zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen, wird eine knappe Ressource für Aufgaben eingesetzt, für die es nicht zwingend Fachkompetenz braucht.

Deshalb sollten Immobilienverwaltungen nicht nur fragen:

Wie finden wir mehr Fachkräfte?

Sondern genauso:

Welche Aufgaben benötigen tatsächlich eine Fachkraft – und welche entstehen nur durch unnötig komplizierte Abläufe?

Der Fachkräftemangel ist längst im Bewirtschaftungsalltag angekommen

Der SVIT weist seit Jahren auf die angespannte Situation hin. Allein die SVIT School und die Mitgliederorganisationen bilden laut Verband jährlich rund 1'300 Fachpersonen in Immobilienberufen aus. Trotzdem fehlen Unternehmen Fachkräfte – besonders in der Immobilienbewirtschaftung. Gleichzeitig verliert die Branche einen Teil der ausgebildeten Berufsleute bereits deutlich vor dem Pensionsalter.

Die Herausforderung besteht damit nicht nur darin, neue Menschen für den Beruf zu gewinnen.

Es geht ebenso darum, bestehende Mitarbeitende zu halten und ihre vorhandene Zeit sinnvoll einzusetzen.

Genau an dieser Stelle wird der Fachkräftemangel auch zu einer Prozessfrage.

Denn wenn die Anzahl verfügbarer Fachkräfte nicht im gleichen Tempo wächst wie Portfolios, Anforderungen und Serviceerwartungen, kann die Antwort nicht dauerhaft lauten: Für jedes zusätzliche Objekt brauchen wir proportional mehr Personal.

Auch die Hochschule Luzern beschreibt strukturelle Probleme in der Immobilienbewirtschaftung. Dazu gehört, dass qualifizierte Mitarbeitende viel Zeit mit wenig wertschöpfenden Aufgaben wie Informationssuche, einfachen Anfragen, Dokumentenaufbereitung oder Standardfällen verbringen.

Wie viel Fachkompetenz steckt eigentlich in einer Statusabfrage?

Im Arbeitsalltag wirken viele dieser Aufgaben zunächst unproblematisch.

Ein Mieter fragt nach dem Stand seiner Reparatur. Eine Eigentümerin möchte wissen, ob der Handwerker bereits beauftragt wurde. Ein Dienstleister benötigt nochmals eine Information zum Objekt. Ein Dokument muss gesucht und erneut verschickt werden.

Jeweils wenige Minuten.

Aber genau diese Minuten summieren sich.

Noch problematischer ist, dass solche Aufgaben den Arbeitstag permanent unterbrechen. Die Bewirtschafterin arbeitet an einer anspruchsvollen Eigentümerfrage, das Telefon klingelt. Danach kommt eine Statusanfrage per E-Mail. Anschliessend fehlt einem Dienstleister eine Information. Danach muss erst rekonstruiert werden, wie weit ein anderer Vorgang bereits bearbeitet wurde.

Nicht jede dieser Tätigkeiten lässt sich vermeiden.

Aber für viele braucht es keine jahrelange Ausbildung in der Immobilienbewirtschaftung.

Das ist der entscheidende Punkt: Fachkräftemangel entsteht nicht nur dadurch, dass zu wenige Fachkräfte vorhanden sind. Er wird zusätzlich verschärft, wenn vorhandene Fachzeit für Aufgaben gebunden wird, die sich strukturieren, vereinfachen oder automatisieren lassen.

Fachkräfte werden dort gebraucht, wo Entscheidungen nötig sind

Eine gute Immobilienbewirtschaftung besteht eben nicht nur aus Vorgängen und Tickets.

Es gibt Situationen, in denen Erfahrung, Einschätzung und persönliche Kommunikation entscheidend sind: ein komplexer Schadenfall, ein Konflikt zwischen Mietparteien, eine anspruchsvolle Eigentümerversammlung, eine Sanierungsentscheidung oder die Beratung eines Eigentümers.

Hier lässt sich Fachkompetenz nicht einfach automatisieren.

Und genau deshalb sollte sie nicht unnötig an anderer Stelle gebunden werden.

Die sinnvolle Frage lautet also nicht: Was können wir alles automatisieren?

Sondern:

Welche Tätigkeiten müssen unsere Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter wirklich selbst erledigen?

Routineaufgaben wie Informationen zuordnen, Standardanfragen erfassen, Statusinformationen bereitstellen oder wiederkehrende Arbeitsschritte vorbereiten gehören häufig nicht dazu.

Die HSLU beschreibt Digitalisierung in der Immobilienbewirtschaftung ebenfalls als Möglichkeit, repetitive Tätigkeiten und administrative Abläufe zu vereinfachen. Die persönliche Betreuung soll dadurch nicht verschwinden – vielmehr kann gerade für diese wieder mehr Zeit entstehen.

Digitalisierung löst den Fachkräftemangel nicht – aber sie verändert seinen Effekt

Es wäre zu einfach zu behaupten, Software oder künstliche Intelligenz würden den Fachkräftemangel lösen.

Das tun sie nicht.

Auch eine stark digitalisierte Immobilienverwaltung benötigt qualifizierte Menschen. Vielleicht sogar mehr denn je, denn rechtliche Anforderungen, technische Fragestellungen und die Erwartungen von Mietern und Eigentümern werden nicht einfacher.

Digitalisierung kann aber beeinflussen, wie viel Portfolio eine vorhandene Organisation bewältigen kann und wie viel Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten übrig bleibt.

Das beginnt schon bei relativ einfachen Dingen.

Wenn Anliegen aus verschiedenen Kanälen zentral ankommen und einem Vorgang zugeordnet sind, muss weniger gesucht werden. Wenn Mieter den aktuellen Bearbeitungsstand selbst sehen können, entstehen weniger Statusanfragen. Wenn Informationen beim Dienstleister direkt dort ankommen, wo sie benötigt werden, reduziert sich das manuelle Nachfassen.

Und wenn wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert vorbereitet oder ausgeführt werden, können Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter sich auf die Fälle konzentrieren, bei denen tatsächlich ihre Entscheidung gefragt ist.

Das verändert nicht die Zahl der verfügbaren Fachkräfte.

Aber es verändert, was diese Fachkräfte mit ihrer Zeit erreichen können.

Von digitaler Unterstützung zu konkreter Entlastung

Genau an diesem Punkt setzt Woonig an.

Das Smart-Ticketing von Woonig bündelt Anliegen aus unterschiedlichen Kommunikationskanälen zentral, strukturiert sie und macht Bearbeitungsstände nachvollziehbar. Dienstleister können in Prozesse eingebunden und Statusinformationen an Beteiligte weitergegeben werden, ohne dass jedes Update manuell über verschiedene Kanäle organisiert werden muss.

Auch Telefonanrufe müssen nicht zwangsläufig jedes Mal eine Fachkraft aus ihrer aktuellen Arbeit reissen. Der KI-Telefonassistent NOVI kann Anrufe entgegennehmen, Anliegen erkennen und daraus direkt strukturierte Tickets erstellen.

Noch einen Schritt weiter gehen die Woonig KI-Agenten. Sie übernehmen oder unterstützen wiederkehrende Arbeitsschritte in Bereichen wie Kommunikation, Unterhalt, Rechnungsverarbeitung und Vermietung.

Das Ziel ist dabei nicht, die Bewirtschafterin oder den Bewirtschafter aus dem Prozess zu entfernen.

Im Gegenteil.

Die Fachkraft soll später und gezielter dort eingreifen, wo ihre Kompetenz tatsächlich einen Unterschied macht.

Vielleicht ist die wichtigste Kennzahl deshalb gar nicht die Anzahl Mitarbeitender

Beim Fachkräftemangel wird häufig über offene Stellen, Fluktuation oder Ausbildungszahlen gesprochen.

Für einzelne Immobilienverwaltungen könnte aber noch eine andere Kennzahl interessant sein:

Wie viel unserer verfügbaren Fachzeit fliesst tatsächlich in Aufgaben, für die Fachwissen notwendig ist?

Diese Frage lässt sich nicht mit einer einzelnen Zahl beantworten. Sie verändert aber den Blick auf den Arbeitsalltag.

Wo werden dieselben Informationen mehrfach erfasst? Welche Statusanfragen entstehen immer wieder? Welche Arbeitsschritte bestehen hauptsächlich aus Suchen, Weiterleiten und Nachfassen? Und welche Aufgaben landen bei qualifizierten Mitarbeitenden, obwohl sie sich bereits vorher automatisiert vorbereiten könnten?

Gerade bei wachsenden Portfolios kann diese Betrachtung entscheidend werden.

Denn zusätzliches Personal bleibt wichtig. Aber wenn neue Mitarbeitende anschliessend in denselben ineffizienten Strukturen arbeiten wie zuvor, wächst die Kapazität nur begrenzt mit.

Fachkräftemangel braucht zwei Antworten

Die Immobilienwirtschaft muss weiterhin Menschen für die Bewirtschaftung gewinnen, ausbilden und langfristig im Beruf halten.

Daran führt kein Weg vorbei.

Gleichzeitig sollte die Branche aber nicht darauf warten, dass Recruiting allein das Kapazitätsproblem löst.

Der zweite Hebel liegt bereits in den bestehenden Teams.

Wenn Fachkräfte weniger Zeit mit Informationssuche, wiederkehrenden Rückfragen und manueller Koordination verbringen, bleibt mehr Zeit für Entscheidungen, Beratung und persönliche Betreuung.

Der Fachkräftemangel lässt sich nicht allein wegrekrutieren.

Aber Immobilienverwaltungen können beeinflussen, wie viel ihrer knappen Fachkompetenz tatsächlich dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Vielleicht sollten wir deshalb neben der Frage

«Wie finden wir mehr Fachkräfte?»

künftig häufiger auch diese stellen:

«Wofür geht bei uns heute noch zu viel wertvolle Fachzeit verloren?»